”Vi løfter arbejdsmiljøet i flok”

Den dag, hvor Arbejdstilsynet kom på uanmeldt besøg i august 2022, var der en trykket stemning i afdelingen Voksen-Myndighed i Esbjerg Kommune. Ikke fordi Arbejdstilsynet dukkede op uden varsel, men fordi socialrådgiverne gennem længere tid havde følt sig pressede af uklare krav, højt arbejdstempo, uventede opgaver og høje følelsesmæssige krav i kontakten med borgerne. Udfordringer, som medarbejderne i øvrigt bekræftede i arbejdspladsens trivselsundersøgelse.

Tillidsrepræsentant Anne-Mette Andersen fortæller, at der ofte var kollegaer, som var kede af det på jobbet, der var en del sygemeldinger og stor personaleudskiftning.

– Det var ikke usædvanligt at møde kolleger, som sad på kontoret og græd eller gav udtryk for, at de ikke rigtig kunne klare mere. Det kunne være en sag, hvor man lynhurtigt skulle gøre noget. En pårørende, der måske var lidt grov i retorikken. Eller en borger, som var rigtig svær at samarbejde med. De høje følelsesmæssige krav var svære at håndtere, fordi vi på flere måder oplevede et stort pres.

– Når situationen på flere måder er presset, og man har rigtig travlt, kan det være svært at sige: OK, jeg trækker lige vejret, så jeg kan være i konflikten med borgeren. Der skal ikke så meget til, før bægeret flyder over.

Maiken Skalborg Schmidt, socialrådgiver og myndighedschef på det voksenspecialiserede socialområde i Esbjerg Kommune, genkender beskrivelsen.

– Vi havde netop gennemført en ny organisering, som ikke var slået igennem endnu, så der var lidt forvirring og tumult. Vi havde inddelt socialrådgiverne i nye teams, hvor vi også skulle fordele opgaverne mellem socialrådgiverne på en ny måde. Mange havde fået flere nye sager og havde også fået et lidt større arbejdspres i den forbindelse. Derudover var der også lige ansat en ny myndighedsleder, så alt var kastet op i luften og var ikke rigtig landet endnu, forklarer hun.

Uklare krav i arbejdet

Situationen i afdelingen skabte bekymring hos Arbejdstilsynet, som vendte tilbage på et anmeldt besøg nogle måneder senere – mere præcist den 10. november 2022, hvor de talte med både medarbejdere og ledelse.

Det blev bekymringen ikke mindre af. Allerede samme dag skriver Arbejdstilsynet i deres besøgsrapport, at de overvejer at tilbyde afdelingen et ’aftaleforløb’: ”Aftalen vil blandt andet indebære, at I skal løse det arbejdsmiljøproblem, som vi har mistanke om kan være en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Arbejdsmiljøproblemet drejer sig om, at uklare krav i arbejdet forringer de ansattes sundhed.”

Klogere undervejs

Samme dag, som Arbejdstilsynet havde været på besøg, skrev Maiken Skalborg Schmidt – på arbejdsmiljøgruppens vegne – en mail ud til alle ansatte og roste dem for at have deltaget ved besøget. Hun pointerede, at det er hendes oplevelse, at ”alle er interesseret i at skabe den bedst mulige ramme for vores arbejde sammen.” Og den intention har Maiken Skalborg Schmidt fået bekræftet gennem det aftaleforløb, som fulgte efter.

Det kom dog bag på Maiken Skalborg Schmidt, hvor frustrerede socialrådgiverne var over de ’uklare krav i arbejdet’.

– Jeg er blevet meget klogere undervejs i forløbet, men hvis jeg skruer tiden to år tilbage, så var det min fornemmelse, at vi havde meget godt materiale til rådighed for socialrådgiverne, og det burde være rimelig klart for dem, hvad deres opgaver var. Det kan være arbejdsgange, rammer og retningslinjer for, hvordan man laver opfølgning, etablerer forskellige indsatser – sådan what-to-do-when-agtigt helt ned i detaljen for nogle af tingene, fortæller Maiken Skalborg Schmidt og uddyber:

– Jeg tror, at vi ledelsesmæssigt havde det sådan, at det kan socialrådgiverne bare gå ind og læse, og så er der ikke så mange spørgsmål, som vi nødvendigvis skal svare på i den sammenhæng. Men i forløbet med Arbejdstilsynet kommer det frem, at det sådan set ikke er nok for socialrådgiverne, at tingene er beskrevet – for hvordan bringer de det i spil? Og hvordan skal de nyansatte og måske helt nyuddannede nå at læse alt det og skabe sig et overblik, samtidig med, at de skal agere i sagerne? Det blev tydeligt, at mentor og ledelse skal meget tættere på den nyansatte under introduktionsforløbet.

Anne-Mette Andersen fortæller, at det, som har presset socialrådgiverne i det daglige i forhold til uklare krav, er dels at prioritere mellem de mange forskellige opgaver, og dels hvor hurtigt, der skal ageres på henvendelser fra borgerne.

– Det har været svært at finde ud af for den enkelte, hvordan der skal prioriteres. Eksempelvis hvor hurtigt skal jeg ringe tilbage, hvor hurtigt skal jeg tage ud til møder?

Og Emilie Krogager, socialrådgiver og arbejdsmiljørepræsentant, siger:

– Der har været uklare krav i forventningerne til os og også i forhold til, hvornår vores arbejde er ’godt nok’. Indimellem oplevede vi, at vores teamledere meldte forskelligt ud om eksempelvis, hvor ofte vi skulle følge op på botilbud, og det skabte utryghed.

DS støtter medlemmerne

På arbejdspladsen blev der nedsat en ’udvidet arbejdsmiljøgruppe’ til at koordinere arbejdet med at løse problemerne. Den består af myndighedschefen, socialrådgivernes arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant samt to myndighedsledere.

Da Dansk Socialrådgiverforening får kendskab til situationen og Arbejdstilsynets besøg, tilbyder to af Dansk Socialrådgiverforenings konsulenter sparring og hjælp i processen. Der bliver planlagt en inddragende proces, hvor både medarbejdere og ledere i fællesskab skal afdække de uklare krav, som Arbejdstilsynet som nævnt mistænker forringer de ansattes sundhed.

På et personaleseminar på Hotel Ribe Kammer­sluse i februar 2023 går startskuddet – cirka 30 socialrådgivere fra de fem teams er samlet med deres ledere for at tage livtag med arbejdsmiljøproblemerne. Esbjerg Kommunes centrale arbejdsmiljøkonsulent faciliterer processen.
I arbejdet med at afdække de uklare krav nedsættes fire grupper, som skal komme med forslag til løsninger på ét af i alt fire temaer: Prioritering, kvalitet, koordinering og faglig sparring. Arbejdsgrupperne, hvor både medarbejdere og ledere er repræsenteret, mødes over det næste halve års tid, og deres forslag fremlægges løbende.

I arbejdsgrupperne når man blandt andet frem til, at det er vigtigt at sikre en bedre introduktion med mere præcise forventninger til nye kolleger, bedre mulighed for at prioritere opgaver i forbindelse med travlhed, bedre mulighed for faglig sparring og forståelse af kvalitet i arbejdsopgaver og sidst, men ikke mindst: Mere arbejdsro.

Tillidsrepræsentant Anne-Mette Andersen fremhæver, at afdelingen generelt har fået nogle mere tydelige rammer for arbejdet – også i forhold til at prioritere.

– En af grupperne har kigget på, hvordan man bedre kan styre sin kalender. Det har ført til en retningslinje om, at vi højst skal have fem opfølgningsmøder pr. uge, hvor vi er ude hos borgerne for at vurdere den støtte, de får, og tage stilling til, om støtten skal reguleres.

– Vi har også lavet mere præcise retningslinjer for mailsvar. Vi skal svare på mails inden for 48 timer. Det betyder dog ikke, at vi skal have et svar klar inden for 48 timer. Vi må gerne skrive, at vi undersøger sagen og vender tilbage inden for et givent tidspunkt.

Oplæring og mere sparring

Maiken Skalborg Schmidt fortæller om en ny ordning, som styrker sparringen mellem leder og medarbejder.

– Det er et ønske fra socialrådgiverne, at vi laver sagsgennemgang, hvor de en gang hvert halve år præsenterer deres sager for deres myndighedsleder for at få hjælp til at prioritere deres sager – og måske også til at løse nogle særlig svære sager. På det specialiserede voksenområde udfordres vi af det store skøn, der er i serviceloven i forhold til udmåling af støtte – og vi har derfor brug for at hjælpe hinanden via faglig sparring.

Og der er indført mere præcise rammer for introordningen for nyansatte med særligt fokus på nyuddannede.

– Vi har i fællesskab besluttet, at den nyansatte skal mødes med sin mentor en gang om ugen, og at man skal mødes med sin leder hver 14. dag i de første tre måneder, ligesom man skal have nedsat sagstal. I den periode må hverken mentor eller den nyansatte arbejde hjemmefra, hvilket medarbejderne ellers må op til to dage om ugen, Det sker af hensyn til den nyansatte, som skal sikres let og hurtig adgang til sin mentor, forklarer Maiken Skalborg Schmidt.

Hun tilføjer, at der netop efter en forsøgsperiode er aftalt fire dages arbejdsuge i Esbjerg Kommune, og derfor er retningslinjerne for den fysiske tilstedeværelse relevante.

Arbejdsro

Der er også lavet tiltag, som skal sikre socialrådgiverne mere arbejdsro. Tidligere kom sygemeldingerne ud til os alle på mail. Nu har vi aftalt, at vi skriver en sygemelding til vores teamleder, som sender sygemeldingen videre til det aktuelle team. Den sygemeldtes makker aflyser aktuelle aftaler for den sygemeldte, og skriver ’syg’ i vedkommendes kalender, så vi kan tjekke det, hvis vi får brug for det. Gevinsten er, at vi undgår at blive forstyrret. Det kan lyde som en lille ting, men det er en forstyrrelse mindre og er med til at skabe mere arbejdsro, forklarer Anne-Mette Andersen.

– Vi har også fået lov til at blokere en dag i kalenderen, hvor vi ikke træffes telefonisk, hvis vi har brug for tid til fordybelse til at lave eksempelvis en handleplan.

Fælles ansvar

I oktober 2023 konstaterer Arbejdstilsynet efter endnu et besøg i afdelingen Voksen-Myndighed, at arbejdsmiljøproblemet om uklare krav er løst, og aftalen dermed er opfyldt.

– Det er både små og store ting, som er ændret, men det vigtigste er, at vi har været sammen om at løse udfordringerne. Både ansatte og ledelse har en andel i at skabe et godt arbejdsmiljø, og vi følger løbende op på det både i vores arbejdsmiljøgruppe med vores medarbejderrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter, hvor vi holder møde hver tredje måned, og i vores teams, siger tillidsrepræsentant Anne-Mette Andersen og tilføjer:

– Vi har fået en mere synlig ledelse i det daglige. De er mere tilgængelige, og når der opstår individuelle udfordringer, så bliver det løst i løbet af en dags tid.

Arbejdsmiljørepræsentant Emilie Krogager fremhæver også det fælles ansvar for at sikre et godt arbejdsmiljø.

– Vi har set hinanden i øjnene på en anden måde. Det er blevet mere åbenlyst, at vi har brug for hinanden, hvis vi skal løfte arbejdsmiljøet. Der er sket en kæmpe forskel, og hvis jeg kigger godt fire år tilbage, så er det ikke den samme arbejdsplads. Der er ikke længere en masse snak i krogene. Nu ved vi i langt højere grad, hvad der forventes af os – og hvornår vi har gjort det godt nok, lyder det fra Emilie Krogager.

Øjenåbner

Også myndighedschef Maiken Skalborg Schmidt er tilfreds med forløbet og ser det som en stor fordel også at have Dansk Socialrådgiverforening med i processen.

– Aftaleforløbet med Arbejdstilsynet har været en øjenåbner for os, og jeg kan kun anbefale alle at tage imod det med åbne arme som en mulighed for udvikling frem for at gå i panik. Og hele processen har givet mig nogle nye indsigter som leder. Det har været lærerigt – og det har mindet mig om, at vi som ledergruppe ikke kan opfinde de rigtige løsninger alene. Det kræver konstruktiv dialog, inddragelse og tillid.

– Jeg ser det som en stor styrke, at vi både har haft kommunens centrale arbejdsmiljøkonsulent og konsulenterne fra Dansk Socialrådgiverforening med inde i udviklingsrummet. Det har været en styrke, at vi har siddet sammen og i fællesskab har kunnet byde ind til bordet, siger Maiken Skalborg Schmidt, der som uddannet socialrådgiver og leder også er medlem af Dansk Socialrådgiverforening.

Tillidsrepræsentant Anne-Mette Andersen supplerer:
– Det har været rigtig godt og hjælpsomt, at Dansk Socialrådgiverforening har været med i processen. De er kommet med gode råd, som både ledelsen og de ansatte har haft gavn af. Især det her med, at vi skal løfte i flok – at vi skal være sammen om at skabe et godt arbejdsmiljø.

Maiken Skalborg Schmidt pointerer, at afdelingen med et gennemsnitligt sagstal på 54 matcher Dansk Socialrådgiverforenings vejledende sagstal på området, og hun ser optimistisk på fremtiden.

– Jeg er spændt på at se resultatet af vores næste trivselsundersøgelse, som vi får i juni. Jeg håber selvfølgelig på et godt resultat – men hvis vi får øje på nye udfordringer, vil jeg glæde mig over, at vi er godt rustet til at gå i dialog med hinanden om at få løst problemerne.

---

Bag om historien
I 2020 fik Danmark en bekendtgørelse om psykisk arbejdsmiljø, hvor der efterfølgende er udarbejdet fem vejledninger – den ene har fokus på ’Uklare krav og modstridende krav i arbejdet’.

Tillidsvalgte og leder fra Esbjerg Kommune har sammen med DS og Arbejdstilsynet taget livtag med de psykiske arbejdsmiljøproblemer, som ’uklare krav’ var med til at skabe på deres arbejdsplads – og deler ud af deres erfaringer med at genoprette et sundt psykisk arbejdsmiljø.

---

» Få mere inspiration til at håndtere ’uklare krav’ på godtarbejdsmiljo.dk.

» Få hjælp fra DS. Kontakt din arbejdsmiljørepræsentant, din tillidsrepræsentant eller Dansk Socialrådgiverforenings Medlemsservice på 70 10 10 99, hvis du oplever dårligt arbejdsmiljø.

---

Dansk Socialrådgiverforening (DS) har deltaget i forarbejdet til bekendtgørelsen om psykisk arbejdsmiljø via Fagbevægelsens Hovedorganisation og har også bidraget til indholdet af de fem vejledninger.

» Find vejledningerne på at.dk under ’Arbejdsmiljø’ og ’Psykisk arbejdsmiljø’

---

Hvad er uklare krav?
Uklare krav i arbejdet kan komme til udtryk ved, at medarbejdere er i tvivl om, hvordan de skal løse deres opgaver, hvad der forventes af dem, eller hvornår de har udført deres arbejde godt nok. Det kan også komme til udtryk i relation til deres ansvarsområder, hvor de kan være i tvivl om, hvem der gør hvad.
Kilde: Arbejdstilsynet

---

Tal fra Arbejdstilsynet
I 2023 har Arbejdstilsynet afgivet i alt 78 reaktioner på kommunale socialrådgiverarbejdspladser, heraf var 11 om uklare/modstridende krav:

• 2 undersøgelsespåbud
• 5 aftaleforløb
• 1 påbud
• 3 skriftlige vejledninger

---