Sådan skriver du til den digitale læser

Hvordan skriver du bedst til borgerne, når det skal foregå digitalt? Når de fleste mennesker egentlig foretrækker at læse på papir og har svært ved at koncentrere sig om tekster på computerskærmen eller telefonen. Kommunikationsekspert giver på baggrund af viden om hjerner og læseforskning tip til at forstå den digitale læsers hjerne.

Hvorfor er det anderledes for hjernen at læse og forstå et brev på computerskærmen eller telefonen, end hvis man bare læser på papir? Hvor svært kan det være? Kommunikationsekspert Kresten Bjerg kalder digitaliseringen for den største kulturelle revolution, siden Gutenberg opfandt bogtrykken tilbage i 1450 – og det stiller nye krav til fagprofessionelles måde at kommunikere med borgerne på.

Kresten Bjerg påpeger, at gamle vaner fra dengang det off entlige altid sendte et papirbrev, når der skulle kommunikeres med borgerne, er en barriere for den digitale kommunikation. Han forsøger hverken at være bagstræberisk eller rulle visionerne om det papirløse samfund tilbage. Hans ærinde er blot at fortælle, at det giver nogle udfordringer for fagprofessionelle som socialrådgivere i kommuner, at det ved lov er vedtaget, at al kommunikation med det offentlige skal foregå digitalt. Når hovedparten af dem, man skriver til – borgerne – foretrækker at læse på papir i stedet for digitalt. Og det samtidig er dokumenteret, at digitale tekster er langt sværere at koncentrere sig om.

Kresten Bjerg, cand.mag. i dansk, har bagagen fyldt med 15 års arbejde med faglig formidling i det offentlige. I sin seneste bog ”Den digitale læsers hjerne – en skriveguide til fagfolk”, der tager udgangspunkt i læseforskning, viden om hjerner og kognitiv sprogteori, giver han nogle konkrete svar på, hvordan man udnytter potentialet i de digitale tekster. Ved at skrive, så modtageren bedst kan forstå det og koncentrere sig lige så nemt om den digitale tekst som den analoge.

– Selv om der står præcis det samme i en analog som i en digital tekst, er det afgørende anderledes og sværere at læse digitalt på en skærm i stedet for papir. Dels fordi hjernen har sværere ved at orientere sig på et digitalt medie, og fordi analoge medier ikke afbryder os på samme måde som digitale, fortæller Kresten Bjerg.

Det mentale kort

Med henvisning til hjerneforsker Ferris Jabr fra Scientifi c America forklarer Kresten Bjerg, at når vi læser, forsøger vores hjerne at danne et mentalt kort over teksten.  Ligesom når vi kigger på et bykort og forestiller os, hvor vi er placeret på kortet.

Når vi læser, placerer hjernen informationerne på en side, i starten, i slutningen, og når det gælder om at huske og koncentrere sig om det læste, er det afgørende for hjernen, at den tydeligt kan se, hvor noget begynder og slutter. Hjernen bryder simpelthen teksten op i sekvenser og indsætter den i et lineært forløb.

– Netop det er langt sværere i digitale tekster og på små skærme, fordi teksten hele tiden ændrer placering, forklarer Kresten Bjerg.

Samtidig har man ved analog læsning fysisk kontakt med teksten, og ifølge Ferris Jabr husker hjernen bedre, når kroppen er i fysisk kontakt med teksten.

Et klik belønnes

En sidste ting, der gør det sværere at huske og koncentrere sig om digitale tekster, er, at maskinen, som vi læser på, afbryder hjernen ved, at vi klikker på et link eller blot overvejer at klikke på et link.

Samtidig afbryder hjernen sig selv, fordi telefonen, iPad’en, eller hvad man nu læser på, giver en trang til tjekke Facebook, e-mail eller søge anden information.

– Hjernen udskiller dopamin som et belønningsstof, når vi har haft suc ces med et eller andet, og en respons på et socialt medie er nok til at udskille dopamin og derfor opstår vores trang til at afbryde vores læsning på et digitalt medie, fortæller Kresten Bjerg.

Når vi bliver afbrudt under læsningen aktiveres vores korttidshukommelse – i stedet for vores langtidshukommelse, og det går ud over koncentration og indlæring. Her henviser Kresten Bjerg til it-forfatter Nicholas Carr, som en der har skrevet flere bøger om de kognitive konsekvenser af at læse på internettet.

Fem skrivegreb

Men hvad skal vi så gøre? Skal vi aflyse digitaliseringen af den offentlige kommunikation mellem borgere og myndigheder og gå tilbage til analoge tekster?

Nej, det skal vi ikke, mener Kresten Bjerg. Men vi skal tænke os om, være bevidste om udfordringerne med de digitale tekster og give plads til fagligheden – også i tekster til de digitale medier.

– Som socialrådgiver sidder man ofte med følsomme emner, i en følsom situation, og samtidig ved man så, at læseren i den anden ende mangler koncentration til at læse digitalt. Så hele formålet med bogen er at give fagfolk mulighed for at udtrykke sig nemt læsbart digitalt uden at gå på kompromis med faglig præcision og nuancer.

– Der findes så mange råd om, at man skal skrive kortere, fordi man ikke kan læse længere tekster på digitale medier, og at man helt skal udrydde fagudtryk. Men det er uden hold i forskning og viden om kognitiv sprogteori. For man kan sagtens læse langt og forstå fagudtryk, hvis skribenten bruger nogle kognitive skrivegreb, som fremmer læserens koncentration, og skriver på en måde, så teksten kræver så lidt kognitivt arbejde som muligt, pointerer Kresten Bjerg.

I bogen ”Den digitale læsers hjerne” beskriver Kresten Bjerg fem kognitive greb, som gør en tekst lettere at forstå.

Kort fortalt vil det være alt for krævende hjernearbejde at forstå verden på ny, hver gang man oplever noget. Derfor genbruger hjernen nogle greb for at lette arbejdet. De greb er ”kategorier”, ”historier”, ”forbindelser”, ”sammenligninger” og ”forventninger”.

– Grebene skaber en fast struktur i vores sprog og er med til at gøre tekster nemmere at forstå og tale om. Så gør vi det nemt at aktivere de fem kognitive greb i en tekst, vil læseren opleve teksten som klar – uanset længde og brug af fagudtryk, siger Kresten Bjerg.

Overblik: Vis, hvor hvad står

De fem kognitive greb er i bogen omdannet til 20 helt konkrete skriveråd. Heriblandt ”Skab forståelse med metaforer”, ”Brug samme ord om det samme”, ”Brug en central aktør som grundled”, ”Vis tilbage med navneord frem for stedord” og ”Sæt link sidst i afsnit”.

Et råd handler om at lade være med at sætte digitale breve op som traditionelle breve.

– I dag ser langt de fleste breve fra det offentlige stadig ud, som da de blev sendt ud med post i en rudekuvert.

Men vores effektmåling af de 20 skriveråd viser, at oplevelsen af overblik kan øges med 64 procent, hvis man disponerer og skriver digitale breve anderledes og gør brug af skriverådene, fortæller Kresten Bjerg.

Når man skriver breve, der ofte bliver læst på små skærme som mobiltelefoner, er det vigtigt at tænke i, hvad der giver bedst overblik. Her er det vigtigste princip: Vis, hvor hvad står.

Ved at lave korte afsnit med hver deres overskrift om handlinger og aktører såsom – i bogens eksempel fra et jobcenter – ”Tid og sted”, ”Meld afbud, hvis du ikke kan komme”, ”Hvis du får job inden mødet” og ”Lovgrundlag”.

– Med en stigning på 64 procent er det tydeligt, at der et digitalt potentiale, som ikke bliver brugt på grund af gamle vaner, mener Kresten Bjerg.

Skriveråd i praksis

Alle bogens råd er beskrevet med letforståelige eksempler, og til sidst i bogen er der to skriveguides fra Socialforskningsinstituttet og KODA, hvor de 20 skriveråd er omdannet til praksis. Netop skriveguides fremhæver Kresten Bjerg som noget af det allervigtigste, hvis medarbejdere skal lære at skrive anderledes.

– Skriveguider målrettet til den enkelte gruppe af medarbejdere fungerer virkelig godt, hvis de fagprofessionelle er inddraget, og specielt hvis de bliver fulgt op med dialog og kursus. Med en skriveguide bliver medarbejdere og ledelse tvunget til at blive enige om, hvad det vil sige at skrive godt og klart. Specielt med nogle gode eksempler på breve, afgørelser eller hvad det nu kan være, fungerer skriveguiderne, siger Kresten Bjerg.

Unge foretrækker papir

Ud over de 20 konkrete skriveråd, de to eksempler på skriveguides og en masse viden om, hvordan hjernen læser og husker, indeholder ”Den digitale læsers hjerne” også en række resultater fra befolkningsundersøgelsen ”Faglig formidling i digitale tekster”. En undersøgelse som Kresten Bjerg har lavet i samarbejde med analyseinstituttet Megafon med 1.036 deltagere. Det er her bogens skriveråd er efterprøvet, og samtidig er deltagerne blevet spurgt til blandt andet deres foretrukne valg i forhold til at læse faglige tekster.

Herfra kan man blandt andet læse, at 77 procent af danskerne foretrækker at læse på papir frem for skærme, når de skal læse længere tekster. At personer med lang uddannelse foretrækker papir i højere grad end personer med kort uddannelse. Og at de unge i højere grad end ældre foretrækker papir. I gruppen 18-23 år foretrækker hele 83 procent papir, i gruppen mellem 60-69 år foretrækker færrest – nemlig 73 procent at læse på papir.

– Det var ventet, at de fleste foretrækker at læse på papir – også blandt de unge, men det er overraskende, at antallet er så markant. De unge er mere bevidste medieforbrugere, og måske burde samfundet som helhed blive bedre til at skelne mellem, hvornår det er bedst at bruge henholdsvis digitale og analoge tekster, siger Kresten Bjerg og understreger, at de 20 skriveråd er lige så gode til analoge tekster som til digitale. Altså lige bortset fra dem om links.

SKRIVERÅD

Skriveråd 1:

Sæt svære ord foran punktum første gang

Man kan sagtens gøre brug af fagbegreber og svære ord og samtidig gøre teksten nem at læse og forstå. Man skal blot placere de svære ord i slutningen af en sætning, første gang de præsenteres i en tekst og dermed udnytte læseren ubevidste lille mentale tålmodighed efter et punktum. Derudover skal man gøre brug af ord, som læseren kender.

EKSEMPLER:

Hjemmel

En kommune kan træffe beslutninger, som den kan begrunde med lovgivning. Kommunen skal med andre ord have hjemmel. Uden hjemmel er kommunens krav ulovligt.

Forældrepålæg

En kommune kan stille krav til den person eller institution, som har forældremyndigheden over et barn eller en ung. Typisk er kravet, at man deltager aktivt i barnets opdragelse og udvikling samt i løsningen af barnets eller den unges vanskeligheder. Når kommunen stiller sådan et krav, kaldes det et forældrepålæg.

Høring

Dette brev er en høring. En høring skal sikre, at du kender de oplysninger, som vi bruger, når vi træffer en afgørelse om forurening på din grund. Derfor sender vi dig vedlagte udkast til vores afgørelse.

Kilde: ”Den digitale læsers hjerne”

Skriveråd 2:

Vis relevans med overskrifter

Overskrifter og underoverskrifter øger forståelsen af en tekst, fordi læseren kan bruge dem til at hoppe rundt i teksten efter relevans, forstå tekstens forskellige kategorier og huske det læste bedre.

Kresten Bjerg opererer med to typer overskrifter; emneoverskrifter og fortællende overskrifter.

Emneoverskrifter skal være korte og give et hurtigt overblik over sidernes indhold. Fortællende overskrifter består af hele sætninger såsom ”Du kan miste dagpenge, hvis du ikke møder op” og bruges til at fremhæve konklusioner, pointer, konsekvenser og fremhæve, hvem der gør hvad. Begge dele kan med fordel bruges i digitale tekster, hvor læseren kan have svært ved at koncentrere sig om at læse.

Kilde: ”Den digitale læsers hjerne”.

Skriveråd 3:

Brug korte grundled

Lange grundled gør en tekst svær at læse og får en sætning til at opleves tung, så brug så vidt muligt korte grundled.

EKSEMPEL:

÷Arbejdsbelastning fra andre opgaver, og at opgaven undervejs viste sig at være mere kompleks end forudsat, forårsagede forsinkelsen af offentliggørelsen af rapporten.

+ Rapporten blev forsinket på grund af andre opgaver, og fordi opgaven undervejs viste sig at være mere kompleks end forudset.

Kilde: ”Den digitale læsers hjerne”.


DANSKERNE FORETRÆKKER PAPIR

Hvordan foretrækker du at læse længere tekster?

Papir: 77 %

Tablet (fx iPad): 5 %

Bærbar pc: 5 %

Stationær pc: 4 %

E-reader (fx Kindle): 3 %

Telefon: 2 %

Kilde: Fra undersøgelsen ”Faglig formidling i digitale tekster” fra Bjerg Kommunikation  2017 baseret på 1.036 interviewede i MEGAFON-panelet.

BLÅ BOG

  • Kresten Bjerg er uddannet cand.mag. i dansk og har de seneste 15 år stået bag Bjerg Kommunikation. Et kommunikationsbureau, som ”arbejder for demokratiet” ved udelukkende at arbejde for offentlige virksomheder og ikke tage opgaver ind, der kan betegnes som kommercielle produkter.
  • Ud over ”Den digitale læsers hjerne” har Kresten Bjerg tidligere udgivet ”Skriveguiden til offentlige virksomheder”.
  • Endnu en bog er på vej – i efteråret 2018 udkommer Kresten Bjergs bog om sociale medier og faglig formidling.

Læs mere på bjerg.dk