Guiden: Sådan tackler du det hybride arbejdsliv
Corona-pandemien har efter snart to år med flere nedlukninger skabt en stor vækst i nye hybride arbejdsformer. Vi holder møder med kolleger, borgere og samarbejdspartnere, hvor nogle er fysisk til stede, mens andre deltager online. Vi guider dig igennem nogle af udfordringerne i det hybride arbejdsliv.
Gode råd til det hybride møde
Der er nogle udfordringer, I skal være særligt opmærksomme på, når I holder møder, hvor nogle er med online, mens andre sidder fysisk sammen i et mødelokale. Her er nogle enkle råd, I kan lade jer inspirere af.
- Undgå A- og B-hold. Vær opmærksom på ikke at forskelsbehandle ved eksempelvis at printe mødemateriale og servere morgenmad til mødedeltagere, der er fysisk tilstedet eller ved at have en fysisk tavle/whiteboard, som online-deltagerne ikke kan se. Tænk så vidt muligt på, at alle deltagere skal have samme muligheder, oplevelse og resultat ud af at deltage i mødet.
- Sørg for klar dagsorden, gerne angivet med tidsforbrug for hvert punkt. Styr stramt og husk at tjekke, om online-deltagerne er med og har input.
- Hvis det er muligt, kan der med fordel bookes flere mindre lokaler til de medarbejdere, der fysisk er til stede på samme arbejdsplads, så de ikke sidder mange i samme lokale, når mødet gennemføres, hvilket er uoverskueligt for onlinedeltagerne.
- Aftal på forhånd, hvordan man markerer, at man gerne vil tale. Er det for eksempel bedst med håndsoprækning eller ved at markere i chatten? Vær bevidst om, at alle deltagere skal have samme mulighed for at bidrage med synspunkter og ideer under mødet. Hvis chatten bruges under mødet, skal mødelederen eller en hjælper holde øje med den løbende.
- Husk at involvere deltagerne i løbet af mødet og overvej forskellige præsentations- og deltagelsesformer for at skabe variation.
- Hvis der er gruppearbejde under mødet, så er det mest hensigtsmæssigt at samle onlinedeltagerne og de fysiske mødedeltagere i hver deres gruppe.
- Prioriter at have en stor skærm og mikrofon af god kvalitet i det fysiske mødelokale, så online-deltagerne får bedst mulig lyd og billede fra mødelokalet.
- Husk at indlægge pauser, hvis der er tale om et længere møde.
- Afsæt ekstra god tid inden mødet til at sikre, at det tekniske fungerer.
Styrker og svagheder ved det hybride møde
Hybride og virtuelle møder kan noget, og så er der noget, de ikke kan. Det er vigtigt at stille skarpt på styrker og svagheder, før man vælger mødeform. Velforberedte beslutningsmøder kan være langt mere effektive som virtuelle møder – lige som rene informationsmøder med oplæg, der ikke behøver indgående drøftelser, også fint kan fungere som virtuelle møder.
Omvendt er faglig sparring, samarbejdsøvelser og udvikling af opgaver sværere at drive elektronisk. Inspirationen flyder ikke så let som på et fysisk møde. Ligesom konfliktløsning heller ikke er oplagt til et virtuelt møde, da det kan være svært at opfange signalerne fra deltagerne, så man er sikker på, at konflikten vitterligt er løst.
Drøft jeres mødekultur
Under coronaens nedlukningsperioder har mange oplevet, at hjemmearbejde gav mulighed for ro og fordybelse. På de virtuelle møder var der typisk ikke så meget tid til småsnak – omvendt oplevede nogle, at der var rigtig mange møder, fordi den uformelle afklaring og koordinering med kollegerne ikke var mulig i lige så høj grad.
Brug jeres erfaringer fra nedlukningsperioderne til at drøfte jeres mødekultur, og hvad en god mødekultur er for jer.
Hvilke møder har I brug for, og hvordan bruger I møderne bedst?
Hvilke møder skal være fysiske, og hvilke fungerer godt virtuelt og eventuelt også hybridt?
Hvor lange skal møderne som udgangspunkt være, og skal der for eksempel altid være en dagsorden og en mødeleder?
Hvilke møder er slet ikke nødvendige og kan måske med fordel erstattes af en mail eller anden kommunikation?
Hvem skal med på hvilke møder og hvorfor?
Skal der indbygges mulighed for eksempelvis 10 minutters social snak, før mødet starter, eller som afslutning på mødet?
Hvad er hybrid-arbejde?
På den hybride arbejdsplads kombinerer man fysisk tilstedeværelse med arbejde fra andre lokationer – eksempelvis hjemmefra. Det vil sige en arbejdsplads, hvor medarbejderne delvist arbejder hjemmefra og delvist møder ind på jobbet.
Kilder: BrancheFællesskaberne for Arbejdsmiljø (BFA), Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Center for Offentlig Innovation (COI), arbejdslivsekspert Anders Raastrup Kristensen og arbejdsmiljøkonsulent i Dansk Socialrådgiverforening Elisabeth Huus Pedersen.