Øget beskyttelse af offentligt ansatte ved ansøgninger om aktindsigt
1. juli trådte to ændringer af offentlighedsloven i kraft, som udvider muligheden for at give afslag på anmodninger om aktindsigt, hvis der ligger en chikanøs hensigt bag. Fremover bliver det også muligt at undlade at udlevere den ansattes navn ved ansøgning om aktindsigt i personalesager.
I de senere år er der sket en stigning i antallet af sager, hvor offentligt ansatte udsættes for chikane, trusler og vold i forbindelse med deres arbejde. Folketinget har derfor strammet lovgivningen, så den tager mere hensyn til offentligt ansattes tryghed og sikkerhed. Ændringen kommer efter at blandt andre Dansk Socialrådgiverforening har henvendt sig til Justitsministeriet med oplysninger om, at vi i stigende grad oplever, at utilfredse borgere chikanerer offentligt ansatte på forskellig vis.
Aktindsigt i personalesager
Lov om offentlighed i forvaltningen giver mulighed for, at borgere kan få aktindsigt i visse oplysninger i ansattes personalesager. Der kan gives aktindsigt i den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.
Lovændringen indebærer, at der i videre omfang skal tages hensyn til den ansattes tryghed ved vurderingen af, om den ansattes navn skal udleveres.
Ændringen sigter først og fremmest mod offentligt ansatte med borgernære funktioner, hvis arbejdsopgaver indebærer en høj risiko for konflikt med borgere, fx ansatte på det sociale område, psykiatrien og kriminalforsorgen. Bestemmelsen omfatter også tidligere ansatte.
Når en borger søger aktindsigt i en konkret personalesag, skal den ansatte underrettes om det, herunder om hvem, der har sendt anmodningen om aktindsigt. Fremover skal arbejdsgiveren gøre den ansatte opmærksom på muligheden for, at den ansattes navn undtages, dvs. anonymiseres.
Vurderingen af, om den ansattes navn skal udleveres eller ej, foretages på baggrund af den ansattes egne bemærkninger. Hvis den ansatte udtaler sig imod udlevering af sit navn, og dette er nærmere begrundet i væsentlige hensyn til den ansattes tryghed, skal arbejdsgiveren som udgangspunkt afvise at udlevere oplysninger om den ansattes navn. Men det er dog ikke en tilstrækkelig begrundelse, at den ansatte føler sig utryg, at borgeren tidligere har udtalt sig hårdt eller at der foreligger en uoverensstemmelse mellem den ansatte og borgeren.
I lovbemærkningerne gives eksempler på en borgers tidligere adfærd, som vil kunne begrunde at nægte aktindsigt i den ansattes navn. Det er fx hvis:
- borgeren tidligere har udsat den ansatte for vold, repressalier, trusler, chikane eller anden intimiderende adfærd
- den ansatte har udviklet en arbejdsrelateret psykisk belastningsreaktion e.lign., og at der derfor er risiko for at udlevering af navnet vil forværre den ansattes helbred.
Bemærk, at der ikke er tale om, at borgeren nægtes aktindsigt i indholdet i personalesagen, men at akterne om den ansattes personaleforhold bliver anonymiseret.
Når arbejdsgiveren har truffet afgørelse om at udlevere eller ikke udlevere navnet på den ansatte, skal den ansatte underrettes om det, herunder om hvilke oplysninger i personalesagen, der er udleveret.
Afslag på aktindsigt motiveret af chikanøse hensigter
Offentlighedsloven er desuden ændret, så det i videre omfang bliver muligt at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt, der er motiveret af chikanøse hensigter.
Det vil sige, at arbejdsgiveren skal foretage en konkret vurdering af, om borgeren tidligere har udvist retsstridig eller chikanøs adfærd overfor myndigheden eller dens ansatte. Et afslag på aktindsigt kan dog ikke gives alene på baggrund af, at borgeren er kritisk overfor myndigheden eller dens ansatte.
I lovbemærkningerne eksemplificeres chikanøs kontakt som fx at borgeren:
- har sendt et uforholdsmæssig stort antal henvendelser (mails, telefonopkald) inden for kort tid til den ansatte,
- under møder har udvist en aggressiv eller intimiderende adfærd,
- har forfulgt den ansatte, enten fysisk, ved overvågning eller opsøger den ansatte privat,
- har lagt hadefulde opslag på sociale medier om navngivne personer, fotos eller video af den ansatte i private sammenhænge eller videregivelse af private personoplysninger om den ansatte.
Præcisering af forvaltningsloven om partsaktindsigt
Derudover er forvaltningsloven præciseret, så det tydeliggøres, at anmodninger om partsaktindsigt kan afslås, hvis den er motiveret af retsstridige hensigter. Her er der dog ikke tale om en ændring af retstilstanden, da dette hele tiden har været muligt.
Det fremgår af lovbemærkningerne, at det fortsat kun er helt undtagelsesvis, at man kan afslå aktindsigt fra en part. Der skal være konkrete grunde til at antage, at partens anmodning om aktindsigt alene tjener et retsstridigt formål eller lignende.
Kommer der en vejledning?
Dansk Socialrådgiverforening har i sit høringssvar opfordret til, at ministeriet udarbejder en vejledning til, hvordan ændringerne af reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven skal håndteres i praksis. Justitsministeriet har noteret sig ønsket og der forventes at blive udarbejdet et tillæg til vejledningen til offentlighedsloven.
Hvordan kan TR og AMiR følge op på arbejdspladsen?
Som tillidsvalgt kan man dele informationen om lovændringen med relevante kolleger og desuden spørge HR/personaleafdeling, om de er opmærksomme på, at der er kommet en lovændring, der medvirker til at beskytte de ansatte i forbindelse med anmodninger om aktindsigt.