Hold gode videomøder

Teknik: Lær programmet at kende, og øv dig sammen med en kollega.

Dagsorden: Udform præcis dagsorden med angivelse af formål, tidsforbrug og ansvarlig.

Rollefordeling: Udover ordstyrer, referent og oplægsholder så kan følgende nye roller være nødvendige til videomøder: mødeindkalder, teknikansvarlig, tidtager, chatbestyrer.

Styring: Det er vigtigt med tydelig mødeledelse og klare roller under mødet. Opsummer efter hvert punkt, så alle ved, hvad der er besluttet. Det kan være nødvendigt med gentagelser.

Varighed: Det er vanskeligt at koncentrere sig i lang tid til videomøder, som kan være trættende, fordi hjernen skal fokusere på at skabe mening i en dialog, hvor kropssproget mangler. Videomøder bør være kortere end fysiske møder. Husk at holde pauser mellem videomøder, da hjernen udtrættes mere ved videomøde, end ved fysiske møder, hvor det er nemmere at aflæse kropssprog.

Mødestart: Log dig på mødet i god tid, inden mødet starter, så teknikken fungerer, og man undgår ventetid. Som mødevært kan man også invitere de deltagere, der ikke kender programmet, til at ’møde ind’ før det rigtige møde starter, så man kan hjælpe dem i gang.

Drop runden: ’Hvordan går det?’-spørgsmålet bliver man træt af, hvis det stilles til alle møder, og er helt uanvendeligt til møder med mange deltagere. Brug fx chatfunktionen til at mødedeltagerne kan skrive ét ord i chatten, som man derefter hurtigt kan skimme, og som giver en oplevelse af fællesskab.

Minimer forstyrrelser: Ved mange mødedeltagere anbefales, at man slår lyden fra, så man ikke larmer med papirer, kaffekop og anden baggrundsstøj.

Bliv i mødet: Det kan være fristende lige at hente en kop kaffe eller tjekke mails under mødet, men det kan virke lige så forstyrrende i et videomøde som under et fysisk møde. Man kan evt. slå videooptagelsen af sig selv fra, hvis det er nødvendigt.

Tal tydeligt og kortfattet: Undgå at mumle. Tal hellere højt og lidt langsommere end normalt – det fremmer forståelsen. Husk også at korte og præcise indlæg bedst imødekommer dine kollegers begrænsede koncentrationsevne. Lange indlæg matcher video-mediet meget dårligt.

Se ind i kameraet: Du kan understrege dine pointer ved at give dine kolleger en oplevelse af øjenkontakt. I stedet for at se på videobillederne af dine kolleger, mens du taler, så skal du fokusere på kameraets øje. Du kan også indstille visningen af mødedeltagerne, sådan at den, der taler, fylder skærmen – så får man en bedre fornemmelse af netop den person.

Sæt dig selv (lidt) i scene: Jo mindre dit ansigt er på videobilledet, jo sværere bliver det for andre at tolke dine ansigtsudtryk. Gå efter at vise dit ansigt og den øverste del af overkroppen. Stil PC’en, så kameraet er placeret højt, og du dermed ikke bliver fotograferet nedefra (sjældent særligt flatterende). Prøv at sidde et sted, hvor der kommer lys på dit ansigt forfra. Overvej om du har forstyrrende genstande i din baggrund, der kan sende forkerte signaler om dig. Men vær heller ikke bange for at vise dig frem som det menneske, som du er.

Hybridmøder: Når I mixer et fysisk møde med et videomøde, så vær særligt opmærksomme på videomødedeltagerne. Tjek ind at de er med, undgå at give de fysiske mødedeltagere særlige fordele, og prioriter godt udstyr, fx store videoskærme i mødelokalet. Mødeleder kan uddelegere ansvaret for videomødedeltagerne til en, som skal have særligt fokus på at bistå dem og sikre at teknikken fungerer.

Links

» BFA Velfærd og Offentlig administration: Trivsel og kvalitet i virtuelt arbejde
» BFA Velfærd og Offentlig Administration: Undgå de hybride møders A- og B-hold
» Harvard Business Review – Joel Schwartzberg: How to Elevate Your Presence in a Virtual Meeting